以信息化手段實現計量技術文件(jiàn)管理标準化

一、計量技術文件(jiàn)的分(fēn)類

        技術文件(jiàn)是指各類機構運行過程中産生(shēng)的各類産品設計的圖紙，各種技術标準、技術檔案和技術資料等，還(hái)包括商務合同、财務報表、客戶資源等；技術文件(jiàn)還(hái)包括未打印出圖的尚在計算機裡的圖紙資料、技術文檔等。計量機構的技術文件(jiàn)是指相(xiàng)關的計量技術法規(如(rú)各類現行有效的計量法律、計量行政法規、計量規章(zhāng)、計量檢定規程、計量校(xiào)準規範、國家計量檢定系統等，這些既包括國家制定的，也包括地方或行業制定的)、作業指導規範(各類機構内部制定的程序文件(jiàn)、質量手冊、作業指導書等)、計量标準文件(jiàn)(國際、國家、地方及行業的各類計量标準)等的統稱，是機構依法履行職能和開展各項管理工作的技術依據。

        計量技術文件(jiàn)有很強的專業性。各類文件(jiàn)數量随着機構的發展和壯大(dà)不斷增多。基本計量技術機構現有的文件(jiàn)按照(zhào)來(lái)源可以分(fēn)爲外部文件(jiàn)、内部文件(jiàn)。外部文件(jiàn)有計量檢定規程、計量技術規範、計量校(xiào)準規範、檢測标準。該類文件(jiàn)大(dà)部分(fēn)爲信息化受控管理，通過出版社購(gòu)買或者從(cóng)标準化院的标準動态系統下載打印(加蓋機構水印)後受控使用。内部文件(jiàn)指各類管理類文件(jiàn):質量手冊、程序文件(jiàn)、管理類作業指導書、質量記錄表式以及其他質量文件(jiàn)。該類文件(jiàn)根據體(tǐ)系文件(jiàn)要求，經流程審批後紙質版本加章(zhāng)領用、修改和作廢，大(dà)部分(fēn)爲紙質受控管理。

二、現有計量技術文件(jiàn)管理存在的問題

         計量技術文件(jiàn)的流轉過程是一個系統有序的過程，需要經過登記、保管、複制、收發、注銷、歸檔和保密等節點。

         2015年以來(lái)，浙江省計量科(kē)學研究院(以下簡稱“浙江省計量院”)開始使用新版的業務管理系統，該系統雖然已将檢測原始記錄、技術文件(jiàn)等納入規範化管理，但(dàn)還(hái)是以傳統的作業模式爲主，工作效率仍有待提高。如(rú)部分(fēn)技術文件(jiàn)已經實現在業務系統及自(zì)動化辦公軟件(jiàn)上運行，但(dàn)大(dà)量文件(jiàn)由于其專業性和保密性，還(hái)沒有實現信息化管理。由于新技術變更速度較快(kuài)，文件(jiàn)版本更新不及時，容易引起工作失誤，部分(fēn)過期、廢止的技術文件(jiàn)沒有及時銷毀和清除，越積越多占據了不必要的資源。

三、計量技術文件(jiàn)高效管理的解決辦法

        2018年開始，浙江省計量院開始赴各省、市兄弟計量院所開展以計量技術文件(jiàn)管理爲主題的調研。結合院工作實際，在全面梳理現狀的基礎上，逐步改進原有管理方式并開發設計電子化管理系統，力求借助計量技術信息化手段實現全面、高效的計量技術文件(jiàn)管理，同時在制度、人員(yuán)、意識、系統等方面進行優化和完善，實現技術文件(jiàn)的标準化。

       1.建立健全技術文件(jiàn)信息化的安全管理制度

       技術文件(jiàn)信息化處理，必須要保障文件(jiàn)的安全性和可控性。結合其計量工作的特點和存在的具體(tǐ)問題，梳理技術文件(jiàn)流轉過程中存在的風(fēng)險點，完善技術文件(jiàn)收集、管理、歸檔、銷毀等各類規章(zhāng)制度，明确責任部門(mén)和責任人，制定差誤預案和懲處辦法，從(cóng)制度上堵住洩密漏洞。制定的制度要有标準化和可操作性，确保技術文件(jiàn)信息庫的建立和信息網絡的暢通。

       2.加強技術文件(jiàn)管理人員(yuán)的信息化意識和水平

       現代的管理觀念是技術文件(jiàn)管理的首要要求。管理人員(yuán)如(rú)果保持封閉保守的管理意識，就(jiù)會影(yǐng)響技術文件(jiàn)管理的現代化進程。同時，派員(yuán)積極參加信息化培訓，學習先進的信息化技術，更新專業知識，熟悉電子文件(jiàn)的特征和規範化管理的要求，掌握信息化系統網絡安全防護知識，确保計量技術文件(jiàn)的安全性和規範性。

       3.充分(fēn)利用現有信息化手段處理技術文件(jiàn)

       目前，結合原有的協同辦公系統，簡化管理流程，特别是計量技術文件(jiàn)的人員(yuán)管理、流程監管等，如(rú)設置系統管理員(yuán)、文件(jiàn)管理員(yuán)、模塊管理員(yuán)、監察審核員(yuán)等不同的身(shēn)份，确保不會由于人爲因素導緻數據洩密。對不同的用戶可以根據分(fēn)類和職責，賦予他們不同的查看(kàn)權限和操作權限，對人員(yuán)進行嚴格的身(shēn)份認證和等級訪問等。隻有*的、授權的合法用戶，才能按照(zhào)自(zì)己的職責範圍和管理權限使用、訪問、修改訪問日(rì)志，有效确保計量體(tǐ)系文件(jiàn)人員(yuán)管理的安全性和保密性。

        4.結合機構的業務系統及自(zì)動化辦公軟件(jiàn)，建立和完善技術文件(jiàn)信息管理系統

       立計量技術文件(jiàn)數據庫，通過信息化手段按照(zhào)法定分(fēn)類、時間節點、基本要素等進行動态管理。對接收到的外部技術文件(jiàn)進行數字化處理:技術文件(jiàn)的管理部門(mén)負責搜集外部文件(jiàn)，電子化後上傳隻讀(dú)版本，加蓋電子受控章(zhāng)，保留受控紙質版本；實驗室隻能檢索查看(kàn)全部文件(jiàn)，不能自(zì)行修改、下載，如(rú)需借閱文本，可向該部門(mén)申請(qǐng)借閱；通過數字化手段實現便攜式查詢查看(kàn)；文件(jiàn)版本更新、修改、撤銷均由該部門(mén)負責實施。将内部産生(shēng)的技術文件(jiàn)進行電子化處理:專業/部門(mén)提交電子版(經審核、批準後)到技術文件(jiàn)的管理部門(mén)，之後參考外部文件(jiàn)管理。

        技術文件(jiàn)數字化實施路(lù)線:文件(jiàn)公開保存于機構内部辦公系統，通過内部辦公系統流程實現提交、審核、批準、簽章(zhāng)、查詢、查看(kàn)，按文件(jiàn)類别→次級文件(jiàn)類别與研究所/管理部門(mén)→專業室的層級關系保存。

        四、信息化管理計量技術文件(jiàn)的優勢

        以信息化管理計量技術文件(jiàn)，就(jiù)是在*信息安全的前提下，将計量技術文件(jiàn)從(cóng)紙質受控實體(tǐ)保管，向數字化受控信息存儲轉變。以信息化手段管理計量技術文件(jiàn)，可以大(dà)大(dà)促進文件(jiàn)管理的标準化和高效化。電子化文件(jiàn)相(xiàng)對紙質文件(jiàn)來(lái)說(shuō)，不僅可節約大(dà)量紙張，有效降低管理成本，還(hái)可以推進“無紙化”辦公進程，提升管理的工作效率。同時，紙質版的文件(jiàn)占用的存儲空間非常大(dà)，數字化後，可以降低文件(jiàn)保存的空間需求。

        數字化文件(jiàn)可以實現多份備份管理，有效避免文件(jiàn)因多人流程、長期保存産生(shēng)的缺頁、破損、遺失等失控現象。同時，可以快(kuài)速有效對失效文件(jiàn)進行篩選，快(kuài)速對信息進行檢索和查詢，*文件(jiàn)的有效性和工作的高質量。信息化文件(jiàn)進行文檔加密後，可以防止技術文件(jiàn)的不受控更改，*文件(jiàn)的原始性。信息化管理可以推進計量技術文件(jiàn)信息更新及時、節約存儲空間、調閱查詢便捷，實現管理方式電子化、信息使用便捷化，服務機構高質量管理。

        計量技術文件(jiàn)采用信息化手段管理，是信息社會發展的需求和要求，能實現計量技術文件(jiàn)标準化管理，極大(dà)提高工作效率。我們要在實際管理過程中，進一步提升人員(yuán)素質、提高管理技能、完善管理機制、強化網絡安全，實現技術文件(jiàn)的标準化管理，爲計量事(shì)業發展添磚加瓦。